Uforpliktende og konfidensielt

Det er uforpliktende å ta kontakt med oss

Vi er landsdekkende

Vi tar oppdrag i hele Norge

Spesialiserte advokater

Vi er 80 ansatte innen privat og bedrift

Vi er landsdekkende

Oppbevaring av elektronisk regnskapsdokumentasjon – hvor er serveren?

Papirbasert og elektronisk regnskapsdokumentasjon skal oppbevares i Norge. Det er lett å se for seg lagring av papirbasert dokumentasjon, men hvordan er det egentlig med den elektroniske? Her er det serverplasseringen som er avgjørende – er serveren i utlandet, så skjer også lagringen i utlandet. Det ikke så mange vet, er at dette i utgangspunktet er forbudt.

I denne artikkelen får du vite mer om:

Hva betyr denne regelen i praksis?

Det betyr for det første at du som bokføringspliktig må vite hvor serveren med regnskapsdokumentasjonen er plassert. Dette kan i seg selv være en utfordring. Benytter du en skybasert løsning, så får du antagelig ikke vite dette – leverandøren ønsker ikke å oppgi slik informasjon av sikkerhetsmessige årsaker.

Det er mange aspekter ved å lagre dokumentasjon elektronisk. Nedenfor følger en kort oppsummering av de viktigste problemstillingene.

Midlertidig oppbevaring i utlandet

Bokføringsforskriften åpner for midlertidig oppbevaring i utlandet. Det innebærer at dokumentasjon som lagres elektronisk på server i utlandet, må kopieres og lagres på server i Norge. Fristen for å gjøre dette er én måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt.
Generelt er dette en tungvint måte å etterleve regelverket på, da det stadig må lastes ned dokumentasjon fra serveren, og lagres dobbelt opp i Norge. I tillegg må det tas sikkerhetskopi.

Dispensasjon for oppbevaring i utlandet

Dersom du kjenner til den fysiske serverplasseringen, er det mulig at du kan få dispensasjon for å oppbevare permanent i utlandet. Foruten det å kjenne til gateadressen, er det satt som vilkår at lagringen i utlandet skjer som ledd i en felles konsernintern løsning – eksempelvis ved at det benyttes et felles regnskapssystem for konsernet, og dermed en felles server (i praksis et vilkår om tilknytning til den utenlandske serverplasseringen). Kostnadsbesparelser ved å benytte en ekstern leverandør av servertjenester, gir således ikke grunnlag for å få innvilget dispensasjon.

Det er også flere andre vilkår som må oppfylles for å få innvilget dispensasjon, men disse lar seg vanligvis oppfylle. Det viktigste er å kjenne adressen og oppfylle vilkåret om tilknytning.

Oppbevaring i de nordiske landene

Kravet for oppvaring i de nordiske landene er i utgangspunktet de samme, men det er lempet litt på tilknytningskriteriet. For oppbevaring i Danmark, Finland, Island og Sverige, så stilles det ikke et krav om dette. De andre vilkårene om opplysninger om serverplassering, tilgang fra Norge etc., er de samme.

For oppbevaring i de nevnte landene, så skal det sendes en melding til Skatteetaten. Denne skal inneholde den ovennevnte informasjonen om serversted, tilgang til Norge osv. Det er imidlertid ikke tillatt med oppbevaring i Norden før det er sendt melding med det foreskrevne innholdet.

Problematisk med sky-basert løsning (nettsky)

Som nevnt innledningvis er det per i dag problematisk å lagre regnskapsdokumentasjon på en såkalt «nettsky».

  • For det første er det usannsynlig at leverandøren oppgir serverplasseringen
  • For det andre kan det være at tilknytningsvilkåret heller ikke er oppfylt

Vår erfaring er at Skatteetaten likevel innvilger dispensasjonen, dersom det i konsernet drives virksomhet i det landet nettsky-serveren er plassert. Begrunnelsen for dette er litt vanskelig tilgjengelig, men det er likevel slik dette har blitt praktisert.

Nettsky-problemet kan imidlertid avhjelpes ved at det tas backup og sikkerhetskopi av regnskapsdokumentasjonen, og at dette lagres i Norge. Lagring dobbelt opp, bidrar imidlertid til at man er «tilbake til start», da poenget med nettskyen nettopp er å slippe lokal lagring. Inntil videre, er det likevel den eneste løsningen om det ikke lar seg gjøre å få dispensasjon.

Trenger du juridisk bistand?

Codex Advokat har lang erfaring med søknader om oppbevaring i utlandet. Lurer du på om din lagring er i henhold? Advokat Sebastian Brodtkorb har spesialkompetanse på området og kan kontaktes via sebastian.brodtkorb@codex.no.

Vi bistår klienter over hele landet.

Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Vår corporateavdeling bistår private og virksomheter ved alle typer transaksjoner eksempelvis ved salg av virksomhet og aksjer, fusjoner, fisjoner, omdannelser. Videre besitter vi solid kompetanse innen generell og spesialisert forretningsjus, og bistår med å utarbeide standardavtaler og spesialtilpassede avtaler innen kjøp og salg av varer og tjenester, samt av vi bistår ved forhandlinger og tvisteløsning.

Kontakt våre advokater

Fyll ut skjemaet eller ring 22 93 38 50

•   Vi er landsdekkende
•   Det er uforpliktende å ta kontakt med oss
•   Din henvendelse vil bli behandlet konfidensielt
•   Det løper ingen kostnader før vi har en avtale om det

Usikker på om du trenger bistand? Kontakt oss likevel, så skal vi se om vi kan hjelpe deg med din sak.

Snakk med oss

Fyll ut skjemaet eller ring 22 93 38 50

• Vi er landsdekkende
• Det er uforpliktende å ta kontakt med oss
• Din henvendelse vil bli behandlet konfidensielt
• Det løper ingen kostnader før vi har en avtale om det

Usikker på om du trenger bistand?
Kontakt oss likevel, så skal vi se om vi kan hjelpe deg med din sak.